ADA - Anxiety Disorders Association of British Columbia (Association des troubles anxieux de la Colombie-Britannique)

(exerçant ses activités sous le nom d'"Anxiety Canada")

AVIS DE CONVOCATION A L'ASSEMBLEE GENERALE ANNUELLEASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DES MEMBRES

PRENEZ AVIS qu'une assemblée générale annuelle des membres (l'"assemblée générale annuelle") de l'ADA - Anxiety Disorders Association of British Columbia (la "Société") aura lieu le23 juin 2016 au 1700 - 1040 West Georgia Street, Vancouver, BC V6E 4H1 à 19 h 00 aux fins suivantes :

  1. Recevoir et examiner le rapport des administrateurs.
  2. Recevoir et examiner les états financiers de la Société pour la période se terminant le 31 mars 2016.
  3. Renoncer à la nomination d'un commissaire aux comptes.
  4. Approuver et confirmer le changement de directeurs.
  5. Élection des administrateurs.
  6. Approuver les amendements aux statuts de la Société présentés dans l'annexe 1 ci-jointe.
  7. Ratifier, confirmer et approuver tous les actes et procédures passés des administrateurs et des dirigeants.
  8. Traiter toute autre question pouvant être soumise à l'assemblée générale annuelle.

PRENEZ AVIS qu'une réunion des administrateurs suivra immédiatement l'assemblée générale annuelle afin de nommer les membres du bureau.

FAIT à Vancouver, Colombie-Britannique, ce8e jour de juin 2016.

PAR ORDRE DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

                                                                                    Directeur exécutif

 

Annexe 1

Proposition de modification des statuts de la Société

  1. Remplacer entièrement les paragraphes (2) et (3) de l'article 22 par le texte suivant :

"(2) Le vote se fait à main levée ou par carte de vote, par bulletin écrit, par téléphone ou par d'autres moyens électroniques, selon ce que les administrateurs jugent approprié.

Vote à bulletin secret. Lorsqu'un vote doit avoir lieu à main levée ou par cartes de vote, un nombre de membres votants égal à au moins 5 % des voix présentes peut demander un scrutin secret et, lorsque cela est demandé, le vote en question a lieu par écrit ou par tout autre moyen permettant de présenter les votes de manière anonyme, de telle sorte qu'il soit impossible à l'assemblée d'identifier le vote d'un membre donné.

Vote par voie électronique. Un vote effectué par des moyens électroniques, y compris un vote par anticipation (tel que considéré au paragraphe (4) ci-dessous) effectué à l'aide de ces moyens, doit répondre aux critères suivants : (a) l'identité de chaque votant est authentifiée avant le vote ; (b) les votes peuvent être comptés et examinés de manière à permettre leur vérification ultérieure ; et (c) les votes comptabilisés peuvent être présentés de manière anonyme, de telle sorte qu'il soit impossible pour l'assemblée d'identifier le vote d'un membre donné.

(3) Les membres peuvent voter par procuration si : a) le membre a informé la Société par écrit au moins sept (7) jours avant l'assemblée de la désignation d'un autre membre comme son mandataire ; b) une copie de la procuration est reçue par la Société avant le début de l'assemblée ; c) la procuration est sous une forme acceptable ou approuvée au préalable par la Société ; d) la procuration indique clairement la date de l'assemblée spécifique ; et e) la procuration indique clairement à qui elle est donnée. Un membre ne peut être mandataire de plus de cinq (5) autres membres lors d'une même assemblée générale. Si un membre agissant en tant que mandataire détient plus de cinq (5) procurations d'autres membres, seules cinq (5) procurations peuvent être enregistrées par le mandataire et toutes les procurations supplémentaires accordées sont considérées comme nulles et sans effet.

  1. Ajouter les paragraphes (4) et (5) suivants à l'article 22 :

(4) Vote anticipé. Un membre peut voter par écrit avant l'assemblée des membres sur les propositions de résolution publiées et pour l'élection des administrateurs en indiquant son vote au président avant que le vote n'ait lieu.

(5) Vote par scrutin. Le conseil d'administration peut décider d'organiser un vote des membres votants sur papier ou par voie électronique, avant une assemblée générale ou à un autre moment, à la discrétion du conseil d'administration. Les votes par bulletin seront annoncés, distribués, organisés et comptabilisés conformément aux politiques établies par le conseil d'administration. Les résultats d'un vote par bulletin avant une assemblée générale seront annoncés lors de l'assemblée générale et ajoutés aux votes exprimés lors de l'assemblée générale par les membres présents à l'assemblée pour déterminer le nombre total de votes exprimés sur une question. Les résultats d'un vote par scrutin organisé en dehors d'une assemblée générale seront annoncés ou mis à la disposition de tous les membres après le décompte des voix.

  1. Remplacer entièrement le paragraphe (2) du règlement 25 par le texte suivant :

(2) Le nombre d'administrateurs est de dix (10) ; toutefois, le conseil d'administration peut, par résolution, ajuster le nombre d'administrateurs pour qu'il soit compris entre un minimum de six (6) et un maximum de quinze (15) administrateurs.

  1. Remplacer entièrement l'article 58 par le texte suivant :

Dans le présent règlement, on entend par notification une notification remise en main propre ou envoyée par courrier, télécopie, courrier électronique ou service de messagerie à l'adresse enregistrée de la personne, de l'administrateur, du dirigeant ou du membre, selon le cas.

  1. Modifier l'article 59 pour y inclure :

Un avis remis en main propre sera réputé avoir été reçu le jour où la réception de l'avis est confirmée verbalement, un avis remis par télécopie ou par courrier électronique sera réputé avoir été reçu le jour où la réception de l'avis est confirmée électroniquement et un avis remis par courrier sera réputé avoir été reçu le jour où la société de courrier confirme la livraison.